Formatmallar (Office 2007/2010)

Klicka här för att gå till denna sidans Office 2003 -version!

Formateringar (indrag, teckensnitt, kanter o.s.v.) som lagras under ett gemensamt namn kallas formatmallar. Mallarna kan användas då någon viss formatering upprepas många gånger i ett dokument.

Det är viktigt att kunna redigera mallarna för varje dokument för att kunna använda dem effektivt. Om man t.ex. vill göra alla rubriker större – eller vill ändra radavstånd i hela brödtexten – behöver man ändra endast i mallen. Formatmallar som används i ordbehandlingsprogram är t.ex.:

•    olika rubriknivåer, bl.a. formatet Heading 1 (Rubrik 1) och Heading 2 (Rubrik 2)
•    brödtexten: formatet för själva texten
•    bildtexter: det finns ofta (men inte alltid) skilda format för detta
•    innehållsförteckningen har ofta ett eget format

Om man använder mallar behöver man inte göra ändringar skilt på varje sida i dokumentet. Det går alltså snabbare att redigera ett dokument med hjälp av formatmallar.

I Office 2007 och senare versioner finns verktygen för att hantera format på fliken Home (Start) (se bilden).

Stycke- och textformat

Det finns två typer av format:

• Styckeformat: inverkar på hela textstycken, t.ex. indrag och textens placering på sidan. Styckemallarna markeras med symbolen ¶ .
• Teckenformat: påverkar den utvalda texten. Textformat markeras med symbolen a.

Om du vill använda styckeformat ska du klicka på stycket du vill formatera. Om du vill använda ett teckenformat markerar du ett eller flera ord och ändrar formateringen antingen i fönstret Format,  eller i en grafisk formatmeny, som man öppnar genom att klicka på knappen till höger i verktygsgruppen Styles (Format):

Då man för musen över de olika formaten i menyn som öppnas ser man hur de påverkar textens formatering. Välj önskat format genom att klicka på det i menyn. I exemplet nedan har muspekaren förts till ett av Words egna format, Subtle Emphasis (Diskret betoning), och den valda texten ändras.

Använd de färdiga rubrikmallarna om du har ett långt dokument. Då kan du utnyttja dem senare då du ska strukturera dokumentet och göra innehållsförteckning. Om rubrikmallen inte är lämplig för ditt dokument kan du formatera om den som du önskar.

Styckeformatet påverkar hela stycket (t.ex. indrag, radavstånd, teckensnitt och dess formateringar). Teckenformatet påverkar endast det utvalda textpartiet (t.ex. teckensnittet, dess storlek, färg, understrykningar och specialeffekter).

Om man placerar muspekaren i ett textstycke ser man vilken formatering stycket har i fönstret Styles (Formatmallar), som man kan öppna genom att klicka på knappen i nedre högra hörnet av verktygsgruppen, eller alternativt genom att trycka ner tangenterna Alt+Ctrl+Shift+S samtidigt.

Man kan avlägsna alla formateringar på ett utvalt stycke genom att klicka på Clear Formatting (Radera formatering) i stilmenyn i verktygsgruppen Styles (Format), eller på Clear All (Radera alla) i Styles (Formatmallar).

Skapa egna formatmallar

Ordbehandlingsprogrammen innehåller flera färdiga mallar. Om inget av dem är lämpligt för dina behov kan du skapa din egen mall. Mallen lagras i dokumentet du jobbar med.

Då man skapar en ny formatmall ska man först öppna dokumentet där man vill använda den nya mallen. Klicka sedan på knappen nere till höger av verktygsfältet för att öppna Styles (Formatmallar)-fönstret. Klicka på knappen New style (Nytt format) (se följande bild) för att börja skapa en ny mall.

Nu kommer det upp ett inställningsfönster (se följande bild) där du kan namnge den nya mallen i fältet Name (Namn), och välja objektet för mallen (ett stycke, ett tecken, en tabell eller en lista). Välj därefter grunden som den nya mallen baserar sig på. De delar av mallen som du inte redigerar kommer att vara som i grundmallen. Normalvärdet för alla styckemallar är Normal. Om du har skapat en annan mall som vore lämplig som grund till den nya mallen, kan du välja den från listan vid Style based on (Formatmall baserad på).

I listan Style for following paragraph (Formatmall för följande stycke) kan man välja vilken mall som ska gälla efter att man trycker på Enter efter slutet av stycket. Efter t.ex. en rubrikmall kommer vanligen mallen Normal.

Programet lagrar den nya formatmallen till mallarna i det öppna dokumentet om du kryssar för New documents based on this template (Nya dokument som baseras på den här mallen). Då kan man t.ex. uppdatera mallen som är normalvärde (Default template) i sitt eget ordbehandlingsprogram så att det använder den mall man själv vill ha. Om du inte kyssar för ovannämnda inställning används mallen endast för dokumentet som du håller på med.

Klicka sedan på knappen Format (Format) som du ser på bilden ovan. Då visar programmet formateringsalternativen för mallen. Välj den egenskap du vill formatera. I exemplet på nästa bild är det textstycket som formateras: för att ändra på inställningarna ska man välja Paragraph (Stycke) i menyn Format.

Om du vill formatera andra egenskaper, kan du på nytt klicka på Format i den första menyn och välja dem någon annan egenskap.

I menyfönstret New Style (Nytt format) kan du se vilken som är grunden för mallen och hurudana förändringar du har gjort till grundmallen då du skapat den nya mallen. Godkänn alla val genom att klicka på OK. Nu är mallen färdig och du kan ta den i bruk via Styles (Formatmallar)-fönstret (fönstret i högra kanten av programmet) eller från formatlistan i verktygsgruppen Styles (Format).

Redigera formatmallar

Det kan hända att du upptäcker att du behöver ändra på formateringen eller inställningarna för textstyckena medan du använder en mall. Då kan du redigera mallen. Förändringarna uppdaterar texten så att de gäller alla stycken som använder samma formatmall.

I Word kan du redigera mallen genom att klicka med den sekundära musknappen på formatet du vill redigera i Styles (Formatmallar)-fönstret (se följande bild). Välj Modify (Ändra) ur menyn som öppnas. Då får du fram det bekanta urvalsfönstret där du kan redigera mallen. Godkänn de förändringar du gjort genom att klicka på OK.

När du är färdig med förändringarna kommer de automatiskt att tillfogas alla stycken där du använt ifrågavarande formatmall.

Observera att mallarna inte alltid kan överföras helt felfritt från en programversion till en annan. Ta dig alltså tid att redigera dem om du öppnar ditt dokument med en annan programversion eller ett annat ordbehandlingsprogram.

Man kan också byta formatmall direkt i ett öppet dokument: gör förändringarna i det stycke där du vill ändra mallen. För muspekaren in i stycket och öppna menyn för mallar i aktivitetsrutan, och välj där alternativet Update to Match Selection (Uppdatera enligt urval).

Man kan redigera alla andra mallar utom Normal på det här sättet. Om du vill ändra på den mallen, måste du redigera den via aktivitetsrutan på ovannämnda sätt.

Ta bort formatmallar

Dokument innehåller vissa grundmallar som inte går att radera, men alla mallar som man själv gör kan man också avlägsna.

I Word kan man avlägsna mallar genom att med den sekundära musknappen välja formatets namn i Styles (Formatmallar)-fönstret. Programmet visar då ett fönster där du kan radera (Delete, Ta bort) ditt val.