Klicka här för att gå till denna sidans Office 2007/2010 -version!
På den här sidan ser vi på hur man lagrar, skriver ut och publicerar dokument, bl.a.:
- hur dokumentfiler är förenliga med olika program och programversioner
- hur man kan lagra i fågot annat filformat än programmets eget filformat
- hantering av automatisk lagring
- hur man lagrar olika dokumentversioner i samma fil
- specialegenskaper i samband med utskrivning av dokument, samt
- olika sätt att publicera dokument.
Lagra dokument
Förenlighet mellan dokumentfiler
Det finns såkallad nedåtstigande förenlighet mellan olika verioner för de flesta program, även textbehandlingsprogram. Detta betyder att ett dokument som har skrivits med en äldre version av ett program kan öppnas med en nyare version av samma program. Det kan däremot vara besvärligt – eller t.o.m. omöjligt – att öppna filer som gjorts med nyare versioner med en äldre version av samma program. Det kan vara särskilt svårt att öppna filer som gjorts med program eller olika operativsystem (Mac eller PC).
Programversionen Word 2003, t.ex., är bra förenlig med de äldre versionerna Word 97-2002, men om man av någon orsak vill öppna en fil med den urgamla versionen Word 6.0, måste man först lagra filen i formatet Word 6.0. Samma princip gäller övriga program: ibland går det så att en fil som har lagrats med en ny programversion inte alls går att öppnas med en äldre version. Som ett exempel kan nämnas normallagringsformatet i Words nya 2007-version, .docx: filer som lagrats i detta format kan inte nödvändigtvis öppnas alls med äldre versioner av Word. Om du stöter på detta problem ska du öppna menyfönstret Save as (Spara som) i programmet, och välja ett äldre filformat eller ett filformat som det andra programmet godkänner från listan Save as type (Filformat):
| Oftast kan du öppna filtyper av något annat slag än programmets standardfiltyp. Med Word, t.ex., kan man öppna RTF, TXT samt andra filtyper om man väljer ifrågavarande filtyp i listan under Files of Type (Filformat) i filöppningsfönstret. |
 |
Man kan överföra text från t.ex. Word till andra program i flera olika filformat: det är inte alltid bäst att välja txt som filformat, utan t.ex. "Txt with layout" om man t.ex. vill hantera texten i ett annat operativsystem, som Linux. |
Föredelen med filformatet RTF i olika program
Om du ska ge ett dokument åt en annan person för hantering vet du kanske inte vilket textbehandlingsprogram eller vilken version av det den andra personen använder. Då är det bäst att lagra och överföra dokumentet i filformatet RTF (Rich Text Format).
Filformatet RTF är att rekommendera bl.a. för dokument som ska skickas med e-post, eftersom makrovirus (läs mera om virus) inte kan följa med RTF-filer. Observera dock att RTF-filer lätt kan bli mycket stora: kom alltid ihåg att kontrollera filstorleken på ett dokument innan du skickar det (det lönar sig att komprimera stora filer).
Hantering av automatisk lagring
Med de flesta textbehandlingsprogram kan man använda en funktion för automatisk lagring som lagrar dokumentet vid jämna mellanrum (t.ex. var tionde minut). Om programmet skulle stanna och du måste stänga av det (läs mera om att stänga av program som stannat), visar programmet med hjälp av den automatiska lagringsfunktionen den version av dokumentet som har lagrats senast.
Kom ihåg att den automatiska lagringen inte nödvändigtvis är påslagen i programmet du använder, utan du kanske måste ställa in den för hand. Med Word, t.ex., kan du försäkra dig om att den är rätt inställd på följande sätt:
- Öppna menyn Tools (Verktyg) och välj Options (Alternativ). Gå till fliken Save (Spara).
- Klicka på rutan Save AutoRecover info __minutes (Spara information för återskapning var __:e minut). Om du vill kan du ändra på minutvärdet.
- Godkänn ditt val genom att klicka på OK.
I och med den automatiska lagringen skapar Word en stor mängd säkerhetskopior (Back-up files) av ditt dokument. Dessa kopior finns vanligen lagrade tillsammans med det egentliga dokumentet. Man kan känna igen säkerhetskopiorna på filnamnet och redigeringsdatumet: namnet har oftast ett vågstreck (~) eller annat tecken på att det är en säkerhetskopia. Kopiorna försvinner vanligen om man lagrar sitt dokument och stänger programmet på ett behärskat sätt. Om programmet däremot "kraschar" blir kopiorna oftast kvar i lagringskatalogen, och du måste radera dem för hand. Säkerhetskopiorna tar upp lagringskapacitet och gör det svårare att hitta viktiga filer i samma katalog.
Lagra olika dokumentversioner i samma dokumentfil
Det finns en funktion för att hantera olika versioner av ett dokument i de flesta textbehandlingsprogram. Med denna funktion kan man lagra flera versioner av samma dokument i samma fil.
Man kan lagra olika versioner med bl.a. Word genom att öppna menyn File (Arkiv) och välja funktionen Versions (Versioner), som öppnar ett hanteringsfönster för olika versioner (se bilden nedan). Genom att klicka på Save Now (Spara nu) kan man lagra en ny version i dokumentfilen. Programmet kommer att be om en kommentar om innehållet i versionen i samband med lagringen: om du beskriver innehållet i varje version noggrannt kan du försäkra dig om att du senare hittar rätt version lätt. Kom alltså ihåg kommentaren då du lagrar en ny version!
| Trots att det är behändigt att lagra flera versioner av ett dokument i samma fil blir det inte onödigt att göra säkerhetskopior! Om dokumentfilen med alla versionerna förstörs, finns det inga versioner kvar. Kom alltså ihåg att sköta om säkerhetskopieringen då och då (läs mera om säkerhetskopiering)! Om man använder versioner växer filstorleken också snabbt, så tänk efter innan du lagrar olika versioner av t.ex. ett dokument med många bilder i en och samma fil. |
Specialegenskaper vid utskrift
Då man skriver ut ett dokument kan man välja t.ex. vilka sidor som ska skrivas ut, hur många kopior som ska skrivas ut, i vilken ordning sidorna ska skrivas ut eller om dokumentet ska skrivas ut i färg eller svartvitt. Om man inte gör några inställningar i menyfönstret för utskrift skriver programmet automatiskt ut hela dokumentet. Om du inte vet något om att skriva ut filer, ska du först läsa grunderna i utskrivning.
Med Word skriver man ut genom att öppna menyn File (Arkiv) och välja Print (Skriv ut). Då öppnas följande fönster:
Man kan ställa in hur dokument ska skrivas ut via det här fönstret. Med alternativet Collate (Sortera), t.ex., ordnar programmet utskrifterna i önskad ordning. Om du t.ex. ställer in kopiorna på 2 och väljer Collate (Sortera) gör skrivaren kopior av t.ex. ett tresidigt dokument så att det skrivs ut i sidordning "1, 2, 3, 1, 2, 3". Om ovannämnda alternativ inte är förkruxat skrivs sidorna ut i ordningen "1, 1, 2, 2, 3, 3".
| När man använder Print -tryckknappen i verktygsfältet kan man inte välja printern och dokumentet kan komma ut var som helst. Var försiktigt när du använder tryckknappen!
När du printar ett långt dokument lönar det att först printa ut endast ett par sidor som korrekturavdrag för att vara säker på att utskriften ser ut som de borde se ut. Kom också ihåg att du inte får printa ut kopior, utan du måste använda kopieringsmaskinen för det. |
Publicera dokument i olika former
Istället för vanlig publicering på papper väntas man allt oftare publicera avhandlingar, projektarbeten, lärdomsprov och andra alster som elektronisk utskrift. Nedan är en lista på sådant som man borde ta i beaktande då man publicerar ett dokument:
- Publicera ditt arbete i ett ändamålsenligt filformat: om datan som ska publiceras består av endast text kan man överföra den som sådan till ett e-postmeddelande. Om arbetet innehåller bilder och annat material förutom text kan du använda t.ex. filformaten PDF eller RTF.
- Om din arbetsfil är mycket stor ska du komprimera den innan du publicerar den eller skickar den per e-post. En okomprimerad RTF-fil, t.ex., kan lätt blockera mottagarens e-postlåda p.g.a. sin storlek.
- Tänk efter om arbetet kan publiceras på en webbsida: om arbetet är stort och du vill ha mera synlighet för det kan du fundera på att förvandla det från dokumentformat till hypertextformat (läs mera om publicering av hypertext).