Då man specificerar strukturen hos information betyder det att man definierar den exakta strukturen på olika delar av informationen som ska redigeras. I praktiken stöter man ofta på detta inom ordbehandling, vid sammanställning av bildpresentationer, ombrytning av broschyrer och annat material, samt publicering av webbsidor.

Strukturering inom ordbehandling

Om man redigerar ett textdokument med ett ordbehandlingsprogram, och t.ex. väljer ett stort typsnitt för en rubrik, innehåller texten inte något som datorn förstår som en struktur. Men om du anger att rubrikens formatmall ska vara ”rubrik på nivå 1” (t.ex. Heading 1 eller Rubrik 1), förstår datorn vad du vill ha och markerar den utvalda textdelen med ovannämnda rubrikstil. Sedan kan du utnyttja vissa möjligheter som struktureringen ger vid ordbehandling:

•  du kan låta programmet automatiskt skapa en innehållsförteckning
• du kan göra ändringar till utformningen på t.ex. 70 rubriker på en gång
• du kan öppna textfilen med ett annat ordbehandlingsprogram utan att strukturen på texten förändras.

Följande exempel demonstrerar hur den ovan beskrivna struktureringen av information kan underlätta ditt arbete: en ”sida” i exemplet kan vara en sida i ett ordbehandlingsprogram, en bild i en bildpresentation, eller en webbsida, t.ex.

Strukturering av bildpresentationer

Du kan utnyttja strukturering också då du planerar utformningen på en bildpresentation, t.ex.  i stället för att redigera varje bild för sig behöver du endast redigera layouten på en normallayout. Då kommer modifieringarna du gör till utformningen på normallayouten att överföras till alla de andra bilderna i din presentation (läs mera om hur man använder en normallayout).

Strukturering av Internetpublikationer

Fördelarna med strukturerad hantering av information är särskilt tydliga i fråga om webbsidor, eftersom utformningen på webbsidorna (de såkallade CSS-filerna) och själva innehållet ofta består av helt skilda filer (läs mera i tilläggsläsningen).

Vilket program du än använder handlar struktureringen alltså just om att avskilja innehållet och utformningen från varandra.