Hantering av bilagor

Bilagor (Attachments) är filer som skickas eller mottas som bilagor till e-post. Du kan i princip skicka vilken typ av filer som helst som bilaga, t.ex.:

• textfiler
• kalkyleringsfiler
• fotografier
• zip-filer o.s.v.

Av säkerhetsskäl begränsar postsystemen vid många organisationer sändning och mottagande av vissa typer av filer (vi återkommer till det här senare på denna sida).

Rekommenderade typer av bilagor

Det är bäst att undvika att skicka bilagor i onödan eftersom det tär på utrymmet i både dina egna och mottagarens postlådor. Om det är möjligt ska du hellre skriva ditt ärende i textfältet. Men om det är nödvändigt att skicka en bilaga ska du använda kända filtyper som kan öppnas med de mest använda tillämpningsprogrammen. Sådana filtyper är t.ex.

• För textfiler: txt, docx, rtf och pdf.
• För bildfiler: jpg, tif, gif och png.
• För komprimerade filer: zip.

Observera att du behöver något program som kan hantera den aktuella filtypen för att kunna öppna bilagan. Det rekommenderade formatet för textfiler är Rich Text Format eller .rtf om det är meningen att filen ska redigeras. De flesta ordbehandlingsprogram förstår det här formatet. Observera dock att rtf-formatet kan producera mycket stora filer, särskilt om man lägger till bilder t.ex. Då lönar det sig att komprimera filen (läs mera om att komprimera och dekomprimera).

Det är oartigt och strider mot netikett att anta att mottagaren har samma program som du, så om du inte är säker är det bäst att reda ut på förhand vilket format mottagaren helst vill ha.

Rekommenderad filstorlek på bilagor

Den tillåtna storleken på bilagor är begränsad i många e-postprogram för att inte överstora bilagor skall blockera mottagarens Inbox. Storleksbegränsningen varierar i olika system (den kan vara 2 MB, 5 MB eller t.o.m. mera).

Om man skickar flera små bilagor är det oftast bäst att skicka dem med ett och samma meddelande, men om man har stora bilagor att skicka är det bäst att dela upp dem på var sitt meddelande. Skillnaden mellan små och stora meddelanden är ganska otydlig, men man kan anse att den går vid c:a 1 MB. Vilken metod du än använder är det alltid bäst att kolla den sammanlagda storleken på bilagorna innan du skickar meddelandet. Om den sammanlagda storleken är större än t.ex. 500 KB kan det vara bäst att komprimera filerna innan du skickar dem. Om storleken överstiger flera megabyte kan du överväga att överföra dem på något annat sätt, t.ex. med FTP eller något program för direktmeddelanden.

En stor bilaga kan komma direkt tillbaka till din postlåda utan att den har förmedlats till mottagaren. Orsaken till att den returneras kan vara att din eller mottagarens postserver har begränsat storleken på meddelanden. Om du får ett meddelande om att postmeddelandet var alltför stort kan du minska antalet bilagor eller minska på bilagornas storlek genom att komprimera dem t.ex.

Hantering av bilagor

De flesta e-postprogram klarar av att både motta och skicka bilagor. Kom dock ihåg att bilagor kan innehålla virusprogram, så öppna aldrig en bilaga om du inte är säker på innehållet!

Skicka bilagor

Med Thunderbird kan man bifoga en bilaga genom att skapa ett nytt e-postmeddelande och klicka på Attach (Bifoga) i meddelandefönstret. Då öppnar programmet ett menyfönster med filerna på datorn. Välj filen du vill skicka och klicka på Open (Öppna). Då lägger programmet filen till ditt meddelande. Det är artigt att skriva en kort beskrivning av bilagan i meddelandet (se följande bild). Sedan är meddelandet klart att skickas på vanligt vis.

När meddelandet anländer hos mottagaren ser mottagaren en symbol som t.ex. en pappersklämma bredvid meddelandets rubrik. Symbolen visar att meddelandet har en bilaga.

Motta och öppna bilagor

Du kan oftast öppna en bilaga på något av följande vis:

• genom att lagra bilagan på din dator och öppna den från mappen du lagrade den i
• direkt från e-postmeddelandet genom att klicka på symbolen för bilagan

Den första metoden är bättre eftersom bilagan kan öppnas med fel program om man klickar på bilagans namn i e-postmeddelandet, eller så kanske bilagan inte öppnas alls. Det är alltså bättre att lagra bilagan på t.ex. hårdskivan och sedan öppna den med det program som passar filtypen hos bilagan. Den metoden är också bättre om du misstänker att bilagan kan innehålla ett virusprogram eller annan fientlig programvara: efter att du lagrat filen kan du nämligen köra ett antivirusprogram (läs mera om antivirus) på den.

Om du öppnar en bilaga direkt från e-postprogrammet kommer den automatiskt att lagras i en tillfällig mapp  som specificeras av programmet. Glöm alltså inte att lagra filen i din egen mapp om du vill modifiera den!

Med Thunderbird kan man lagra en bilaga genom att klicka på bilagans ikon med den sekundära musknappen och välja Save As (Spara som) i menyn som öppnas.

Hantering av misstänkta bilagor

Om du misstänker att en bifogad fil innehåller ett virus eller ett skadligt program, är det ofta så. Om du inte är säker på att en bifogad fil är trygg, lönar det sig att helt enkelt radera meddelandet och dess bilagor. Tänk också på följande:

• Fast du känner avsändaren är det ingen garanti för att en bilaga inte innehåller ett virusprogram! Många virusprogram kan förfalska namnet på avsändaren och därmed skicka dig meddelanden – och bilagor – som ser äkta ut.
• Bilagor som innehåller virusprogram är ofta förklädda så de ser lockande ut och friar till dina känslor: meddelandet nämner ofta t.ex. ett kärleksbrev, något känsloframkallande tema o.s.v. för att lura dig att öppna bilagan.
• Då man hanterar bilagor är det alltid bäst att vara misstänksam och fundera på om avsändaren har gett tillräckligt goda orsaker till att skicka en bilaga. Det är lätt att förfalska språket, avsändaren eller bilagans ikon, så du kan inte ens lita på en bilaga i ett meddelande som kommer på svenska och från en vän!

Många postsystem förhindrar att man sänder och mottar vissa filtyper. De filtyper som begränsningen rör är bl.a. många programfiler med ändelser som exe, bat, com, scr, vbf eller pif. Trots det är det bäst att alltid kontrollera vilken filtyp en bilaga har! Var också särskilt försiktig med sådana filer som har dubbla filtillägg: den första identifieraren är oftast falsk och finns där för att lura dig att tro att filen är äkta. En fil med dubbel identifierare kan heta t.ex.Photo of my girlfriend.jpeg.exe