Klicka här för att gå till denna sidans Office 2007/2010 -version!

På den här sidan ser vi på de mest typiska inställningarna man kan göra för cellerna i ett kalkylprogram:

• definiera typ av data
• avrundning
• layout
• kantlinjer och bakgrundsfärg
• fomatering och avlägsnande av formateringar

Definiera typ av celldata

Eftersom man matar in olika typer av data (som datum, pengabelopp, procent m.m.) i tabeller måste man ofta ställa in vilken typ av data en cell ska innehålla. Om man inte ställer in datatypen rätt kan programmet tolka informationen på sitt eget sätt: t.ex. om man skriver värdet "1.10" i Excel utan att specifiera datatypen kommer programmet att ändra det till datuminformationen "1.okt". Data kan definieras som t.ex.:

• ett tal: man kan t.ex. ändra antalet decimaler som visas ellerta fram skiljetecknet för tusental.
• pengaenheter: programmet skriver automatiskt in valutaenheten i cellen
• datum: programmet förändrar datum i formen "dd.mm.åååå" till ett format som är lättare att läsa
• procent: programmet förvandlar decimaltal som du skriver in i cellerna till procenttal o.s.v.

Om man vill byta representation av celldata ska man först välja cellerna (ofta är det bäst att välja en rad eller kolumn åt gången). Öppna sedan menyn Format (Formatera) och välj Cells (Celler). Gå till fliken Number (Tal) och välj önskad representationsform under Category (Kategori). Följande bild visar ett exempel av en cell som har definierats som tal. Klicka till slut på OK.

Man kan välja antalet decimaler som ska visas i klasserna Number (Tal) eller Currency (Valuta), i rutan Decimals (Decimaler). I listan Negative numbers (Negativa tal) kan man välja hur negativa tal ska skrivas. I rutan Sample (Exempel) kan man se hur formateringer påverkar ett tal i en cell.

Om det dyker upp ####-tecken i cellen efter att du har formaterat tabellen, betyder det att talet inte ryms i cellen. Bred då ut kolumnen med ####-tecknen eller gör teckensnittet mindre.

Skriv datum och tider i cellerna så att programmet förstår att de visar tider. Man använder oftast punkter som avskiljare i datum (25.8.2002) och kolon i klockslag (15:35). Man kan ändra formateringen för datum eller klockslag i listan Category (Kategori) och klassen Date (Datum). Om man räknar ihop timmar och de går över 24 st. ska man välja formateringen [h:mm:ss] från klassen Custom (Specialformatering). Om man inte vill ha sekunderna med kan man avlägsna :ss-tecknen i rutan Type (Typ).  Procentformateringen multiplicerar talen med 100. Om man skriver %-tecknet efter ett tal dividerar programmet det med 100; t.ex. 1% = 0,01.

Justera celler

De flesta kalkylprogram placerar automatiskt tal till höger i cellen och text till vänster. Dessutom placerar programmen sannings- och felvärden i mitten av cellen.

Man kan också ändra på justeringen av tal och text. Med Excel kan man göra det genom att välja cellerna man vill justera, öppna Format (Formatera) och välja Cells (Celler). I fönstret som öppnas (se följande bild) går man till fliken Alignment (Justering) och väljer önskad formatering.

Man kan ändra horisontell justering med Horizontal (Horisontellt) och vertikal justering med Vertical (Vertikal). Man kan ändra orienteringen av data genom att vända på det röda tecknet i rutan Orientation (Orientering). Genom att kruxa för Wrap Text (Textplanering) får man en lång text i en cell att skrivas ut på flera rader.

Layout för celler

Man kan ändra teckensnitt, stil, storlek, färg, understreckning samt övriga framhävningssätt för tal och text i tabeller.

Man kan göra ovanstående inställningar meed Excel på följande sätt: öppna menyn Format (Formatera) och välj Cells (Celler). Gå till fliken Font (Teckensnitt). Gör önskade formateringar för cellerna och klicka till slut på OK.

I listan Font (Teckensnitt) finns alla tillgängliga teckensnitt i alfabetisk ordning, och bredvid den finns listorna Font Style (Stil) och Size (Storlek). I listan Underline (Strecka under) finns det olika alternativ för understreckning och i listan Color (Färg)  färgalternativ. I rutan Effects (Effekter) kan man välja överstreckning samt formatera texten som t.ex. över- eller underindex. I rutan Preview (Förhandsvisning) kan man se hur inställningarna påverkar tabellens utseende.

Kantlinjer och bakgrund för celler

De flesta kalkylprogram gör inte automatiskt kant- eller mellanlinjer runt en tabell: rutfältet syns på skärmen men när man skriver ut tabellen är det inte standard att det syns. Därför måste man infoga dessa linjer för hand med de flesta program. I förhandsvisningen innan man skriver ut kan man kontrollera vilka kantlinjer som syns på utskriften.

Med excel kan man ställa in kantlinjer och bakgrundsfärg på följande sätt: välj cellerna du vill formatera, öppna sedan menyn Format (Formatera) och välj Cells (Celler). Gå sedan till fliken Border (Kantlinje) och gör önskade inställningar. Klicka sedan på OK.

I rutan Style (Stil) kan man välja hurdan linje man vill ha och i rutan Color (Färg) färgen på linjen. I rutan Border (Kantlinje) kan man bl.a. välja på vilken sida av cellen man vill ha kantlinjen.

I Excels verktygsfält Formatting (Formatering) finns knappen Borders (Kantlinjer) med en samling färdiga kantlinjer, där man oftast kan hitta önskad typ av kantlinje:

Man kan också framhäva celler eller cellgrupper genom att tillfoga olika mönster och färger. Välj dem dock noga, så det inte blir för svårt att läsa tabellen!

Med Excel kan man infoga färger och mönster på följande sätt: välj cellerna, öppna menyn Format (Formatera) och välj Cells (Celler). Gå sedan till fliken Patterns (Mönster) och välj önskade mönster och färger. Klicka på OK.

Man kan välja bakgrundsfärg från färgpaletten och rutsystemen finner man då man öppnar listan Pattern (Mönster). Rutan Sample (Modell) visar hur dina val ser ut.

Om man vill avlägsna all formatering från en cell eller ett cellparti i Excel ska man välja området, öppna menyn Edit (Redigera) och välja Clear (Töm). Då öppnas en undermeny där man ska välja Formats (Formatering). Observera att denna funktion faktiskt avlägsnar all formatering på en gång. Om man vill avlägsna formateringar en åt gpången, kan man öppna menyn Format, välja Cells (Celler) och använda alternativen där, eller använda knapparna i verktygsfältet Formatting (Format).