Med säkerhetskopiering avser man att man gör kopior av  en viktig fil på ett eller flera medier så att de kan användas om någon olycka sker med originalet. Tyvärr försummar en stor del av datoranvändarna helt att göra säkerhetskopior. För att inte vara som de ska du vara medveten om varför du kan behöva ty dig till en säkerhetskopia. Några orsaker nedan:

• ditt lagringsmedium (hårdskiva, USB-minne m.m.) kan förstöras fysiskt
• ett virus kan förstöra eller förändra filer som är viktiga för dig
• någon kan i misstag radera filer som är viktiga för dig
• lagringsmediet (USB-minne, CD-skiva, laptop) kan förloras eller bli stulet

Hur ofta borde man säkerhetskopiera?

Ju mera förändringar du gör i en viktig fil, desto oftare borde filen kopieras. Det finns inget enda korrekt medium för säkerhetskopior: man kan göra dem på många olika lagringsmedier. Om en fil är riktigt viktig kan man ta en kopia på ett USB-minne en gång om dagen, på CD- eller DVD-skiva kan man kopiera t.ex. varje eller varannan vecka. Kom dock ihåg att det inte är säkert att göra säkerhetskopian på samma CD-skiva, USB-minne eller t.ex. hårdskiva som originalet: om säkerhetskopian finns på samma lagringsmedium förlorar du också säkerhetskopian om lagringsmediet i fråga förstörs!

Som studerande på Hanken kan du spara dina dokument på din hemkatalog (H:). Hemkatalogen säkerhetskopieras automatiskt varje dygn. Dessutom rekommenderas att du använder den för säkerhetskopiering av viktiga studiearbeten även när du arbetar utanför universitets nätverk! Läs mera om detta i kapitel 2.

Gör en säkerhetskopia

Som studerande har du själv fullt ansvar för säkerhetskopieringen av dina lagringsmedier (USB-minne, CD- eller DVD-skiva m.m.), därför är det viktigt att veta hur man borde göra säkerhetskopiorna.

Trots att säkerhetskopiering oftast är enkelt kopierande av filer från ett ställe till ett annat är det alltid bäst att vara systematisk också när det gäller säkerhetskopiering. För att du inte ska stöta på problem då du gör säkerhetskopior är det bäst att vara medveten om följande saker:

• LITA ALDRIG PÅ ENDAST ETT LAGRINGSMEDIUM FÖR DITT ARBETE! Uppehåll olika versioner av dina filer under olika filnamn på olika lagringsmedier: t.ex. dokumentet ”gradu.doc” skulle vara farligt att förvara endast på ett USB-minne under endast ett filnamn. Det är bättre att skapa olika versioner av filen enligt något redigt system för namngivning (”gradu version1.doc” … ”gradu version88.doc”) och lagra filen på andra medier än ditt vanliga lagringsmedium, t.ex. på en CD- eller DVD-skiva förutom din hemkatalog.
• Bestäm redan då du påbörjar ditt arbete hur ofta du ska säkerhetskopiera det. Fundera på hur lång tids arbete du är beredd att förlora: ju oftare du gör en säkerhetskopia desto mindre kan du förlora.
• Var logisk då du lagrar dina säkerhetskiopior: namnge säkerhetskopiorna tydligt och skriv på mediet när du har gjort säkerhetskopian.
• Förvissa dig om att din säkerhetskopia fungerar: öppna minst en del av filerna som du lagrat i mediet som innehåller säkerhetskopior.

Ragnars vän Alisa fick en gång bittert erfara hur man inte ska göra en säkerhetskopia. Alisa hade gjort flera säkerhetskopior, men hon hade sparat de viktiga kopiorna på hårdskivan på sin hemdator – alltså på samma ställe där originalen fanns lagrade. En natt bestämde sig Alisas lillebror för att installera operativsystemet på nytt, och då försvann även Alisas säkerhetskopior! Hon hade alltså ingen nytta av säkerhetskopiorna som hon hade lagrat på arbetsbordet (Desktop) och hon förlorade två månaders arbete med sin avhandling på en gång!

Daglig säkerhetskopiering

Ett USB-minne är ett behändigt lagringsmedium eftersom det är lätt att bära med sig. Det betyder att du kan göra sökerhetskopior av viktiga filer på USB-minnet varje dag. Kom dock ihåg att USB-minnet också är lätt att tappa bort, så man ska inte göra sina huvudsakliga säkerhetskopior på dem: USB-minnen är inte egentligen gjorda för säkerhetskopiering, utan för att lätt kunna överföra information från ett ställe till ett annat.

Säkerhetskopiering varje vecka/månad

Det finns många goda sätt att säkerhetskopiera filer. Ett är att regelbundet kopiera dem till t.ex. en DVD-skiva.

Dessutom finns det många så kallade ”molntjänster” som erbjuder fritt lagringsutrymme. När du använder sådana bör du komma ihåg att du överlåter dina filer att användas av en fullkomligt utomstående personer, så läs användaröverenskommelsen noga och använd en tjänst som kan skydda dina filer! Exempelvis krypterar den populära Dropbox-tjänsten inte de lagrade filerna. Som Hankenstuderande har du via Offecie365 tillgång till OneDrive. Beträffande rekommenderade och ej rekommenderade tjänster, samt molntjänster i allmänhet, finner du en omfattande sammanställning under cloudguide.eduuni.fi

Det är bäst att börja säkerhetskopiera filer genom att se efter att alla filer man vill ha kommer med i säkerhetskopian (glöm inte t.ex. filer som du lagrat på arbetsbordet). Det är alltså vettigast att ALLTID systematiskt lagra ALLA filer som är viktiga för dig (läs mera om goda lagringsrutiner) i en och samma katalog. När du är säker på att katalogen innehåller alla dina viktiga filer, är det också lätt att göra en säkerhetskopia av den.

Vad göra om en olycka inträffar?

Om du har försummat att göra säkerhetskopior av dina filer kan du – om du har tur – rädda dig från en katastrof. Följande metoder kan hjälpa dig återställa viktiga filer:

• Om den raderade filen fanns i din hemkatalog på nätet kan det hända att du själv kan återställa en tidigare version av filen eller alternativt be om hjälp  (läs mera om ämnet).
• Om programmet du använder har ställts in så att det automatiskt gör säkerhetskopior med jämna mellanrum (t.ex. var tionde minut) kan du i bästa fall hitta den försvunna filen i programmets  eller datorns temp-katalog.
• Om du nyligen har skrivit ut en kopia av ditt arbete kan du skanna arbetet med ett OCR-program (läs mera om hur man använder OCR-program).

Om den enda kopian av en mycket viktig fil fanns på t.ex. en hårdskiva eller ett USB-minne ska du inte ta risker! Du kan på Internet hitta såkallade dataåterställningsprogram som kan användas för att återställa förstörda filer, men om du inte är absolut säker på hur du ska göra är det bäst att be en expert om hjälp. Det finns olika företag som specialiserar sig på att återställa data. Dem kan du kontakta om olyckan är framme.