Planera ett bildspel

Bildspel är ett bra sätt att presentera information till en större publik om visningen har planerats noggrannt. Det händer ibland att man i planeringsskedet glömmer hur ett bra bildspel ska se ut. Kom ihåg att det är innehållet som är viktigast. Fundera också på vad du vill presentera och för vem. Ett bildspel kan indelas i tre delar:

1. inledning där man kort berättar vad bildspelet handlar om,
2. det egentliga ärendet där man presenterar fakta med illustrationer
3. sammandraget, där man upprepar huvudpunkterna och gör en sammanfattning.

Undvik onödiga tricks och effekter. Ett bildspel som är överlastat med effekter blir sannolikt  frånstötande. Använd effekter endast efter noggrannt övervägande. Idén med effekter är inte att fästa publikens uppmärksamhet på effekterna utan att understryka viktiga delar av presentationen. Försök alltså inte att rädda ett svagt innehåll med stora effekter, utan arbeta på innehållet i stället!

Bildstruktur

Då man planerar ett bildspel är det mycket ofta man gör misstaget att skriva in alltför mycket data på en bild. För mycket text på en bild innebär att teckenstorleken blir för liten. Man kan använda 7±2 -regeln som en tumregel: en lättläst bild har 7±2 rader text och 7±2 ord per rad. Om texten på en bild ser ut att bli för lång är det bäst att dela upp den på flera bilder.

Om man använder bilder i borde de ha ett tydligt samband med innehållet i presentationen. Bilder kan visserligen pigga upp en presentation men alltför många bilder kan göra presentationen otydlig.

Teckensnitt

Det viktigaste då man väljer teckensnitt är att det är tydligt och lättläst. Välj ett tydligt, stort teckensnitt och undvik snirkliga snitt, som är svåra att läsa. Ställ in teckenstorleken till minst 18 punkter. Rubrikerna kan vara ännu större.

Använd högst två olika teckensnitt. Om du vill kan du accentuera med olika punktstorlekar, färger, fet stil eller kursivering. Använd sådana effekter med måtta; det är t.ex. svårt att läsa en lång kursiverad text, men kursivering är ett bra sätt att ge eftertryck åt enskilda ord. Däremot är det inte att rekommendera att man använder versaler (stora bokstäver), någon annanstans än i början av meningar, namn eller rubriker.

Färger

Använd samma bakgrundsfärg på alla bilder i din presentation, om det inte finns någon särskild orsak att byta färg. Observera att du genom att utnyttja stilar kan formatera alla bilderna i din presentation på en gång så att du inte alls behöver formatera enskilda bilder.

Välj färgskala enligt behov. En ljus bakgrund passar i allmänhet bäst för overheadfilmer och andra utskrifter, medan en mörk bakgrund är bättre för presentationer med dataprojektor.

Kontrollera ALLTID att din presentation är lättläst innan du håller den. Lägg särskild vikt vid att texten står i tydlig kontrast till bakgrunden. Kom ihåg att vissa färgkombinationer kan se obehagliga ut eller vara helt omöjliga att läsa (t.ex. för färgblinda människor).

Diagram och tabeller

Det är bäst att inte lägga in alltför detaljerade tabeller eller dylik information i ett bildspel. Det är bättre att kopiera dem och dela ut dem till deltagarna och visa ett sammandrag av talen i en tabell, t.ex. som ett diagram.

Ta i beaktande att typen av diagram avsevärt kan påverka hur innehållet gestaltas. Om typen av diagram är fel vald kan det ge helt fel bild av innehållet. Fundera alltså noggrannt på vilken typ av diagram som bäst passar för att förmedla informationen i din presentation.

• Stapeldiagram används oftast i presentationer. De lämpar sig t.ex. för att jämföra olika data.
• Linjediagram lämpar sig för att beskriva t.ex. förändringar eller utveckling under en viss tidsperiod.
• Cirkeldiagram kan illustrera t.ex. fördelningen av en helhet i olika delar. Det är dock bäst att inte använda mer än sex bitar i samma diagram: många små andelar kan samlas till en skiva som heter ”Övrigt”, vilken i sin tur kan representeras skilt som sitt eget diagram.

Förberedelser för en presentation

Beroende på hur erfaren man är kan det visa sig vara utmanande att utarbeta en tidtabell för sin presentation. Det lönar sig att gå igenom presentationen noggrannt och uppskatta hur lång tid det tar att gå igenom informationen på varje bild. Över 10 bilder, t.ex., är ett ganska stort antal för en presentation på 20 minuter. Bered också tid för problem samt frågor från publiken. Senast i det skede då du utarbetar en tidtabell lönar det sig att korrigera eventuella språkfel i presentationen.

Själva presentationen

Det är bäst att komma till lokalen där presentationen ska gå av stapeln i god tid, så att du hinner bekanta dig med utrustningen och se till att den fungerar. Det är också bra att erbjuda publiken materialet för din presentation på pappersutskrifter eller på webben redan innan den muntliga presentationen. Då kan publiken ladda ner materialet och göra anteckningar direkt i förhandsmaterialet.

Då du håller din presentation är det mycket lockande att vända sig mot bildduken och läsa texten ordagrannt direkt från bilderna. Din presentation blir bättre om du kommer ihåg att tala till publiken istället för till bildduken och talar med egna ord.