Många dokument på t.ex. Internet har skrivits ut i det såkallade PDF (Portable Document Format)-filformatet, d.v.s. som ett slags ”elektronisk utskrift”. Då man använder PDF-formatet försäkrar man sig om att dokumentet i fråga behåller sin formatering med text, bilder och övrigt innehåll i exakt den form man har skrivit ut det.

PDF-formatet används bl.a. för dokument som ska delas ut via Internet, så som broschyrer, instruktioner och blanketter. Man kan vid behov skydda PDF-filer så att de inte kan skrivas ut eller kopieras, så om du t.ex. vill publicera ett seminariearbete eller motsvarande på webben kan du göra det svårare att kopiera det utan ditt tillstånd om du använder PDF-formatet och ställer in den säkerhetsnivå du vill ha (observera dock att skyddet är ganska lätt att bryta).

Hantering av PDF-filer

I Windows-, Linux- och Mac OS -operativsystemen finns det flere program med vilka man kan läsa PDF-filer. Du kan öppna ett dokument i PDF-format med t.ex. programmet Adobe Reader, som är gratis (programmet finns att ladda ner bl.a. på adressen  www.adobe.fi).

När du har installerat programmet för att läsa PDF-filer på din dator kommer det att starta automatiskt varje gång du öppnar ett PDF-dokument.

Utskrift till PDF-fil

Du kan skriva ut, dvs. spara textfiler i PDF-format med de flesta programvarorna för textbehandling, såsom med OpenOffice Writer och Microsoft Word. För att göra detta med Microsoft Word, klicka på Print (Skriv ut) och välj Adobe PDF som skrivare. Klicka därefter på knappen Print (Skriv ut), välj ett lagringsställe för filen och välj Save (Spara).

Denna demonstration (via www.helsinki.fi) visar hur du kan skriva ut en fil till en PDF-utskrift med Microsoft Word i Windows 7.