När du modifierar filer är det viktigt att du inser att man kan ge specifika användarrättigheter och -restriktioner till filer och mappar. Det är särskilt i ett datornät med tusentals användare som tillträdet måste begränsas för att ingen ska kunna radera någon annans filer, inte ens i misstag. Det är också viktigt att tänka på dessa rättigheter om man använder dator hemma: om du t.ex. krypterar dina filer på din hemdator och sen glömmer lösenordet kan det hända att du aldrig kommer åt dina egna filer igen.

Det viktigaste med filrättigheter är att vara noggrann då du behandlar dem: ändra inte på tillträdesinställningarna om det inte är nödvändigt. Och om du måste ändra på inställningarna, var extra omsorgsfull när du gör det!

Standarden för hemkataloger är vanligtvis att de tillhör den individuella användaren, så det är bara du själv som ser innehållet i dem. Förutom hemkatalogerna finns det på de flesta organisationer en mängd andra nätverkskataloger som du kan använda. Därför är det mycket viktigt att du är medveten om vilka rättigheter som är förknippade med dem: rättigheterna kan vara av typ Creator (Skapare), Read (Läs) och Write (Skriv).

Creator-rätt

De som har skapat en fil har oftast fullt tillträde till filerna och mapparna de äger: de har rätt att läsa och modifiera filerna, skapa ny filer, eller radera gamla filer.

Read-rätt

Om en användare har endast läsrätt till en fil betyder det att han eller hon kan läsa den men inte t.ex. modifiera den eller radera den. Som studerande har du omfattande läsrättigheter till filer på olika servrar utan att du kan modifiera filerna.

Observera att du förutom rättigheterna som beskrivs ovan kan bestämma skrivrätt för dina filer hemma. Denna demonstration visar hur man ställer in rättigheten med Windows 7 (fungerar likadant i andra versioner av Windows). Du kan ta bort rättigheten genom att följa samma rutin på nytt.

Write-rätt

Om man har skrivrätt kan man både läsa filer och lagra dem. Den här rätten tillåter inte nödvändigtvis att man raderar filen.

Om en fil finns på ett datornät kan vanligen flera användare läsa den samtidigt. För att olika användare inte ska kunna skriva över det någon annan just har skrivit uppstår vanligen ett ”skrivskydd” så länge en användare håller på med att modifiera filen så att ingen annan kan skriva något samtidigt (det händer med de flesta ordbehandlingsprogram). Om du försöker öppna en fil som någon annan håller på att modifiera på en server får du oftast en anmälan om att  du endast kan läsa filen och inte lagra den ovanpå en existerande fil. I sådana fall kan du t.ex. lagra filen under ett annat namn eller vänta på att filen blir ledig för modifiering igen.

Skyddad vy

I vissa program, som Microsoft Office, har man försökt förbättra datasäkerheten med hjälp av en skyddad vy (Protected view). Detta betyder att Word-, Excel- och andra filer som hämtas på nätet som standard öppnas i skrivskyddat läge. Syftet med detta är att förhindra spridning av t.ex. eventuellt skadliga program. Om du litar på att filen som du öppnar är säker, kan du redigera den genom att klicka på Enable editing (Aktivera redigering, se bilden nedan).