För anställda är det inte en option att ha jobbmail utanför högskolan. De nationella epostreglerna för statliga verk (som vi ännu i många fall är) förbjuder det. Och inom huset stöter vi på begränsningar i storleken på epostlådan. Varför blir din epost full av att skicka en stor fil? Ja, oftast hamnar en kopia av den skickade eposten i din sentbox, som är en dela av ditt epostkonto.
Men vi måste skicka filer. Många av oss jobbar tillsammans på dokument, får stora dokument i eposten, och skickar stora dokument – allt det här fyller epostlådan och gör den ohanterlig.
Filesender – att skicka en stor fil
För den inom högskolesamfundet som skall skicka stora dokument är 
FUNETs tjänst Filesender utmärkt. Du kan skicka en stor fil enkelt
- genom att gå till filesender.funet.fi,
- logga in via HAKA, dvs med Shibboleth
= ditt Hanken id och lösenord, - ladda upp din fil,
- skriv ett meddelande till mottagaren och
- skicka iväg.
Varken du eller mottagaren får då själva filen i eposten, men meddelandet och filen går fram genom att den laddas upp på en förmedlande server. Mottagaren får ditt meddelande och samtidigt en länk till filen som skall laddas ner.
På tjänsten kan man bestämma hur länge filen är tillgänglig för mottagaren. Har du flera filer att ladda upp måste du endera skicka flera meddelanden, eller göra en zip-fil.
Att ta emot övningsarbeten av studenter
Under åren har en del förfrågningar kommit till Helpdesk om egna epostadresser för kurser, egna filområden mm.
För inlämning av kursarbeten, seminarieuppsatser etc, är svaret – använd Moodle! I Moodle hålls dokumenten inom systemet, och fyller ingens epostlåda. Läraren ser när arbetet är inlämnat och hittar det lätt när det behövs, studenten och läraren kommer åt systemet varifrån som helst.
Moodle har många fina funktioner, en del krångliga men många lätta. Under våren drar en Moodle kampanj igång, då vi
- dels visar nya Moodle 2.6 för de erfarna användarna av Moodle, och
- dels har enkla kurser för de som vill ha material, nyheter och inlämning av uppgifter i sin kurs.
Inför höstens undervisning kommer Studybuildern inte att användas längre, eftersom inte ens grunduppgifterna för de läsårets kurser finns där. Grunduppgifterna, dvs ”studiehandboksinformationen” införs nu i vår i OpasOodi. För informationsspridning på kursen erbjuds istället Moodle.
Övningsarbeten kan också tas emot via plagiatkontroll, men smidigast ur studentens synvinkel är att lämna in via Moodle, då det inte behövs skilda id:n, och då kursmaterialet också annars finns på Moodle. Läraren för kursen kan istället i Moodle sätta in en uppgift som är direkt kopplad till plagiatkontrollverktyg Turnitin eller Urkund.
Molntjänster
Det finns många molntjänster för fildelning, säkerheten på dessa tjänster varierar, och väldigt få kan rekommenderas. Om detta i del 2 av ”Stora dokument” här på IKT-bloggen.
För den som vill undersöka säkerhet och rekommendationer på egen hand (och på finska) upprätthåller datasäkerhetscheferna en sida om detta, liksom också Aalto-universitetet: